07/05/2020
view 131

BẠN SẼ LÀ KẺ BẠI TRẬN TRƯỚC THỜI GIAN NẾU KHÔNG PHÁ GIẢI ĐƯỢC MA TRẬN EISENHOWER

Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, ông từng là một tướng lĩnh trong Quân đội Hoa Kỳ và là Tư lệnh tối cao của Lực lượng Đồng minh trong Thế chiến II. Sau đó, ông cũng trở thành chỉ huy tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu. Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

1. SỬ DỤNG MA TRẬN EISENHOWER NHƯ THẾ NÀO?

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

Các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng được chia thành 4 góc phần tư:

  1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần làm ngay lập tức)
  2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau)
  3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ bên bàn giao cho người khác)
  4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ cần loại bỏ

2. CÁC GÓC PHẦN TƯ

P1: Quan trọng và khẩn cấp: nên “thực hiện ngay”

Bạn nên liệt kê các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành và sắp xếp thời gian biểu cho chúng.

Các nhà quản lý thời gian chuyên nghiệp cố gắng quản lý hầu hết công việc của họ trong góc phần tư thứ hai, giảm căng thẳng bằng cách kiểm soát các công việc khẩn cấp và quan trọng.

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp: “lên lịch trình”.

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...

Đoán trước được thời điểm xảy ra: Lễ kỷ niệm của công ty, Các chương trình hội thảo, hội nghị với khách hàng

Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình...

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2.

P3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp: “có thể ủy nhiệm”.

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chẳng hạn ai đó nhờ đi mua đồ khi đang làm việc, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè. Cách tốt nhất để giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt là ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp: “cần loại bỏ”

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện. Những điều này có thể là lý do khiến bạn không thể giải quyết các nhiệm vụ quan trọng trong góc phần tư thứ 1 và thứ 2. 

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

3. KẾT LUẬN

- Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ QUAN TRỌNG (IMPORTANT) chứ không phải vào những thứ KHẨN CẤP (URGENT). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. 

- Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới "Bỏ đi" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

- Từ đó, ma trận này giúp chúng ta hoàn thành tốt mục tiêu đặt ra.

4. MẸO QUẢN LÝ THỜI GIAN KHI SỬ DỤNG MA TRẬN EISENHOWER

  • Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
  • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.
  • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
  • Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

5. MỘT LƯU Ý CUỐI CÙNG

- Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

- Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

- Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. 

(Bài viết được tham khảo từ nhiều nguồn)

Editor: Minh Khánh - Youth+ Academy

-----------------------------------------

Youth+ Academy - Chuỗi tham vấn định hướng, đào tạo kỹ năng, trải nghiệm thực tế dành cho giới trẻ.

▶Fanpage: bit.ly/youthcongacademy

▶Email: info.youth.com.vn@gmail.com

▶Địa chỉ: Phòng 405, chung cư N02, ngõ 84 chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội.