Vậy là một mùa thi tuyển Management Trainee (MT – Quản trị viên tập sự) lại đến, làm cho bao tâm hồn bạn trẻ xao xuyến, bồn chồn và… rạo rực. Để giúp các bạn chưa, đã từng, đang hoặc sẽ tham gia thi MT tại các tập đoàn đa quốc gia có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như thấy được những bài học thú vị và bổ ích từ việc thi MT, mình xin phép được viết 1 series bài về việc thi MT, trong đó cung cấp những trải nghiệm thực tế của mình cùng những lời khuyên mà mình tự chắt chiu, hy vọng sẽ giúp bạn tự tin vượt qua tất cả các vòng thi của chương trình này.
Đối tượng đọc: Dù bạn có thi MT hay không, series này cũng sẽ giúp bạn chút gì đó trong hành trình ứng tuyển và lựa chọn công việc mình muốn theo đuổi.
Đôi nét về hành trình thi MT của tác giả:
Hiện tại mình đang làm MT ở Prudential Vietnam Assurance (PVA). Năm ngoái thì mình apply vào 5 MNC: trong đó đậu 2 cty là Nestle và PVA, fail tại AC của Unilever và Friesland Campina, riêng Suntory Pepsico thì mình bỏ ngang, ko thi AC dù qualified. Dù bạn học chuyên ngành gì, trường gì, du học nước ngoài hay du học “tại chỗ” thì mình tin chắc rằng hành trình thi MT sẽ là một trong những trải nghiệm đáng nhớ nhất cuộc đời bạn, dĩ nhiên, là nếu bạn thật sự nghiêm túc đầu tư thời gian và sức lực cho nó!
KỲ 1- PHẦN 1: GHI ĐIỂM VÒNG AC – PLAY 1 ROLE… OR MORE?
A. Đôi nét về AC:
- AC là vòng thi:
Mô phỏng lại một chuỗi các tình huống liên quan đến công việc hay môi trường làm việc thực tế tại công ty đó: Dạng này thì Unilever là công ty làm tốt nhất cho đến thời điểm hiện tại, khiến thí sinh có cảm giác mình như là 1 nhân viên, 1 người manager đang phải vật lộn để giải quyết vấn đề của chính công ty đó. Hoặc: Quăng cho bạn các “bài tập” (là các case, problem thực tế hoặc giả định, có số liệu, dữ liệu hẳn hoi) và yêu cầu bạn “tìm lời giải” cho chúng thông qua làm việc nhóm, cá nhân hoặc cả hai. -> Định nghĩa thứ 2 này sẽ chính xác hơn vì nó mô tả format thông dụng nhất của AC mà các MNC hay áp dụng.
- Với mục đích:
Quan sát HÀNH VI (BEHAVIOR) của bạn (kể cả việc bạn ngoáy lỗ mũi). Sau đó, assessor sẽ có những nhìn nhận ban đầu về Tính cách (Personalities), Khả năng (Capabilities) và TIỀM NĂNG (POTENTIALS) của bạn để rồi cuối cùng sẽ match chúng với các tiêu chuẩn mà công ty đề ra cho vị trí đó cũng như văn hóa của công ty (và nhiều yếu tố khác nữa), để xem bạn có phải là “Người PHÙ HỢP nhất” (chứ không phải “Người giỏi nhất” I know, right?) hay không. -> Keywords: HÀNH VI, TIỀM NĂNG, NGƯỜI PHÙ HỢP NHẤT
- Với format:
+ Luôn sẽ có hoạt động Teamwork, còn vòng thi cho Cá nhân thì tùy công ty sẽ có hoặc không. Vòng Cá nhân thường là đứng thuyết trình và là nơi để bạn tỏa sáng mà không ai giành micro với bạn (kể cả giám khảo cũng không dám cắt lời bạn mà + Teamwork không giới hạn ở việc ngồi tụm năm tum bảy quanh cái bàn để giải đề (và hét vào mặt nhau) mà còn có thể là chơi game, hoạt động teambuilding, miễn là người ta có thể quan sát được hành vi và cách mà bạn HỢP TÁC với đồng đội mình để đi đến đích cuối cùng. + Diễn ra trong 1 ngày (từ sáng tới tối) hoặc nhiều ngày (5 - 7 ngày) + Một số trường hợp cho thời gian đọc đề/research tài liệu ở nhà/chia nhóm TRƯỚC KHI nhảy vào thảo luận. -> Hãy tận dụng và nghiêm túc sử dụng khoảng thời gian chuẩn bị quý báu này, bạn sẽ bất ngờ với kết quả mà nó đem lại đó.
B. Một vài Tips để vượt qua AC:
2.1. “Be yourself” – cũng đúng, nhưng chưa đủ!
Hỏi 10 người (bao gồm nhà tuyển dụng, MT khóa trước, bạn bè đã từng thi…) thì hết 9 người sẽ nói với bạn đại loại là: “Thoải mái đi, đừng show off quá, hãy “be yourself”, mình có nhiêu show bấy nhiêu”. Mình nói thiệt là mình không thích cái cụm “Be yourself” này vì: - Nó chung chung, không giúp ích cho bạn quá nhiều (trừ phi bạn là người sống quá giả tạo, lúc thế này, lúc thế kia thì câu này như lời cảnh tỉnh bạn). Bạn chỉ cần hiểu ý câu này khuyên bạn xử sự một cách TỰ NHIÊN và THOẢI MÁI nhất, bạn là ai thì hãy cho người ta biết bạn là như thế. Mình đoán là nó xuất phát từ cái sự tích là có anh A nào đấy diễn quá sâu ở vòng AC, đến chừng đậu MT và làm việc thực tế rồi thì mới lòi ra là 1 con người hoàn toàn khác, không phù hợp với văn hóa công ty. Tóm lại, hãy suy nghĩ dài hạn 1 chút, bạn có diễn hay cố che đậy con người thật của mình thì sớm muộn sau này cũng bị phát giác hoặc tự nhận thấy mình không phù hợp với văn hóa công ty và tự quit -> tự hại chính mình thôi. - Nó khiến bạn không dám nhảy ra khỏi vùng an toàn của mình, ví dụ từ trước tới giờ bạn nghĩ mình là kẻ ít nói, ngại bày tỏ quan điểm (sợ nói ra bị dập), ngại đứng trước đám đông, ngại thuyết trình, và bạn nghĩ mình chỉ giỏi tổng hợp và viết ra giấy thôi, nên bạn thường hay đóng vai recorder, ghi chú lại hết những điều người khác nói chẳng hạn. Nhưng lỡ như đó chỉ là ngộ nhận hoặc bạn hoàn toàn có khả năng thuyết trình và trình bày quan điểm tốt, chỉ là bạn chưa luyện tập đủ nhiều thôi? Và thế là bạn bước vào AC và thực hiện đúng 1 vai trò mà bạn cho là mình giỏi nhất, cũng tốt thôi, nhưng bạn cũng đã fail trong việc thể hiện mình cũng có những TIỀM NĂNG khác
Hãy nhớ: Một người thể hiện được mình có nhiều tiềm năng hơn những người khác thì vẫn sẽ ghi điểm nhiều hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
- Tệ hơn, khi bạn KHÔNG BIẾT MÌNH LÀ AI, mình thật sự mạnh và có khả năng làm được gì thì “Be yourself” là be who? -> Câu trả lời của mình sẽ liên quan mật thiết đến Tip thứ 2
2.2. PLAY 1 ROLE… OR MORE?
Là thành viên của 1 team, bạn luôn phải xác định được vai trò của mình và phải thể hiện được vai trò đó cho Assessor thấy. Một số bạn sẽ nghĩ rằng mình chỉ cần đóng 1 vai là đủ, đó có thể là Leader (vai trò mà nhiều bạn assume là được đánh giá cao nhất và vì thế tranh nhau để nắm giữ nó) hoặc Recorder (or Note-taker) hoặc Ideas contributor và chuẩn bị tâm lý trước ở nhà là kiểu gì lúc làm teamwork cũng phải chọn 1 vai nào đó. Cách tiếp cận này không có gì sai và nó lại rất hay vì ít nhất bạn đã có sự chuẩn bị về chiến lược và tinh thần, tất cả nhằm mục đích cho assessor thấy bạn là ai và bạn có thể làm gì. Tuy nhiên, vẫn có những bất cập sau:
2.2.1 Vai trò mà bạn chuẩn bị cho mình có thể bị người khác cướp mất (hoặc thể hiện tốt hơn bạn):
Điển hình nhất là vai trò Leader. 10 thí sinh thì chắc cũng 5 trong số đó xung phong làm leader rồi. Nếu không may mắn lọt qua được vòng đề cử hay đủ dũng cảm để xung phong thì cơ hội lead nhóm sẽ vụt mất nhanh chóng.
2.2.2 Bạn chuẩn bị kỹ để đóng một vai trò nào đó nhưng cuối cùng ko có dịp thể hiện hoặc thể hiện một cách mờ nhạt:
Mình từng rơi vào trường hợp này rất nhiều lần trong lúc thi và trong công việc, mình luôn tự tin rằng mình là một Idea Contributor, nhưng vì nhiều lý do (không quyết đoán, không nhanh nhảu, không tự tin nói ra, bị người khác cướp mất,…) mà mình đã ko thể hiện được như vậy (nhưng nếu cho thời gian nghiền ngẫm thì mình dạt dào ý tưởng) -> Người ta sẽ đánh giá không đúng con người thật của bạn lúc đó (có thể là chẳng bao giờ, với khoảng thời gian ngắn như vậy)
Vậy solution ở đây là gì?
2.2.3 Chọn cho mình ít nhất là 3 vai trò mà bạn sẽ thể hiện khi làm việc nhóm:
Bước 1: Vào trang https://www.kent.ac.uk/careers/sk/teamwork.htm (đây là 1 content hub chuyên về Careers and Employability service của University of Kent tại Anh với rất nhiều nội dung hay về soft skills, employability skills, career consulting etc.)
Bước 2: Làm bản 28 câu hỏi ngắn (ngay trên trang đó) để biết mình phù hợp với vai trò gì. Kết quả sẽ hiển 7 VAI TRÒ TÍCH CỰC với điểm số tương ứng. Điểm càng cao thì vai trò đó càng fit với bạn nhất.
Căn cứ vào kết quả này thì người này hợp làm Compromiser và Recorder nhất, kế đó là
Summarizer và Encourager.
Bước 3: Đọc mục THE ROLES PEOPLE PLAY IN MEETINGS, trong đó sẽ có định nghĩa rõ ràng của từng vai trò một, rất thú vị. Đến đây, bạn cũng đã phần nào xác định được vai trò nào mình nên thể hiện, tất nhiên ko nên chỉ phụ thuộc vào công cụ mà bạn hãy reflect bản thân về tính cách, sở thích, thói quen, hành vi thường ngày khi làm viêc nhóm của mình là gì để cùng cố hơn lựa chọn của mình.
MY SUGGESTION:
Lúc mình thi vòng AC ở Pru, mình đã play những role như: Summarizer/Clarifier (vai chính diện), Ideas person (vai chính diện) và Evaluator (vai phản diện), làm nhiệm vụ phản biện để team hoàn thiện hơn bài làm mà ko vội vã đi đến kết luận) -> Hãy đóng vai chính diện lẫn phản diện, bởi vì điều này sẽ thể hiện bạn có tư duy phản biện (Critical thinking) – 1 kỹ năng mà nhà tuyển dụng nào cũng tìm kiếm.
Bước 4 (không bắt buộc) Đọc thêm về: -Destructive or selfish group roles to avoid! (Những VAI TRÒ TIÊU CỰC mà bạn cần tránh thể hiện) -What makes an effective/ineffective team?
2.3. SỬ DỤNG FRAMEWORK
2.3.1. Xác định vấn đề:
Bước đầu tiên hiển nhiên là phải đi xác định vấn đề (define problems) rồi. Cũng chả có tip thần thánh gì ngoài việc ngồi đọc lại đề, highlight các từ khóa và dữ liệu quan trọng. Tiếp theo, hãy viết lại thứ mà người ta hay gọi là “PROBLEM STATEMENT” hay “PROBLEM DEFINITION” càng cụ thể và rõ ràng chừng nào thì bạn càng dễ làm các bước tiếp theo như xác định Objective, KPI, Solution... chừng nấy. Thậm chí, nó còn quyết định thành bại của bài làm đấy. Bởi vậy mới có câu:
“If I had an hour to solve a problem I'd spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.” - Albert Einstein
NOTE: PROBLEM STATEMENT có thể là 1 câu khẳng định hoặc 1 câu hỏi, khi đó nó còn được gọi là KEY QUESTION.
Ví dụ, câu dưới đây là 1 KEY QUESTION: “Why couldn’t online internal communication channels effectively deliver the EXCEPTIONALISM spirit?” Có thể viết lại thành 1 câu khẳng định, ngắn gọn là: “EXCEPTIONALISM spirit is ineffectively delivered (by online internal communication channels)” 2.3.2. Bẻ nhỏ và sắp xếp vấn đề bằng Issue Tree và MECE Thông thường, problem mà đề bài đưa ra sẽ rơi vào 2 trường hợp:
Một là quá rộng và trừu tượng, khó giải quyết;
Hai là nằm rải rác, đâu cũng thấy.
-> Có 1 framework từ McKinsey giúp bạn giải quyết cả hai tình huống trên, đó chính là Issue Tree
WHAT:
Đây là mô hình dùng để break down 1 vấn đề lớn, phức tạp thành các vấn đề nhỏ và dễ giải quyết hơn. Gọi là tree bởi vì từ 1 Problem statement ở đỉnh, bạn sẽ chia nó thành các nhánh với nhiều tầng khác nhau, càng xuống đáy thì vấn đề càng chi tiết và đơn giản.
HOW:
Hãy luôn ghi nhớ từ khóa “MECE” (đọc dân dã là mi xi), viết tắt của “Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive” (dịch nôm na là bao trùm mọi khía cạnh và loại trừ lẫn nhau). Nguyên tắc này giúp bạn chia nhỏ Problem thành các issue hay sub-issue. Tóm lại, dưới đây là một Issue Tree tuân theo nguyên tắc MECE:
WHAT’S IN IT FOR YOU:
Framework này ngoài việc giúp bạn chẻ nhỏ vấn đề để giải quyết, còn giúp bạn: - Xác định được đúng vấn đề cần tập trung giải quyết: Việc tiếp theo sau khi chẻ nhỏ vấn đề là bạn phải sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên (vì hiển nhiên bạn sẽ không có đủ nguồn lực và thời gian để đi tìm solution cho tất cả vấn đề). Bạn sẽ chỉ đi giải quyết những vấn đề có khả năng giải quyết được và đem lại tác động lớn nhất đúng không nào? Rất nhiều trường hợp chỉ cần xử lý 1 vấn đề là giải được 80% bài toán đặt ra rồi. - Giúp bạn nhóm các vấn đề có liên quan lại với nhau và tìm ra 1 solution chung - Giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, NHÌN THẤY BỨC TRANH LỚN (SEE THE BIG PICTURE): đây là lợi ích mà mình thích nhất, vì nó giúp hạn chế việc bạn có thể bỏ sót các khía cạnh khác của vấn đề và giúp bài làm của bạn đầy đủ ý và toàn diện hơn.
MY SUGGESTION:
Tuy nhiên, đừng quá obsessed với việc phải tìm ra được hết mọi khía cạnh của vấn đềdẫn đến mất quá nhiều thời gian (bạn cũng không đủ tinh tường để tìm được mọi khía cạnh đâu, tin mình đi). In the end, bạn cũng sẽ phải chọn lọc và xếp các vấn đề đó theo thứ tự ưu tiên, cái nào khả thi và đem lại tác động lớn nhất thì mới giải quyết chứ đâu xử hết chúng, đúng không nào?
IMPORTANT NOTE:
Issue Tree và MECE có thể được áp dụng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, nó có thể dùng để sắp xếp vấn đề, giải pháp, mục tiêu, etc. theo một trật tự đầy đủ và rõ ràng
ĐỌC THÊM: - 7 bước của Problem-solving:
http://www.360casecamp.com/7-steps-of-problem-solving.html
- Giải thích issue tree:
https://www.preplounge.com/en/bootcamp.php/case-cracking-toolbox/structure-your-thoughts/issue-tree
- Về nguyên tắc MECE:
https://duongquydang.wordpress.com/2017/06/29/mece-khau-quyet-trong-phan-tich-van-de/
Muốn đọc thêm thì cứ google từ khóa: Issue Tree, MECE
2.3.3. Phân tích nguyên nhân cốt lõi - Root cause analysis (RCA):
Khi xác định được Problem rồi thì bạn đừng vội nhảy vào bước tìm solution, mà hãy phân tích, đào sâu để tìm ra nguyên nhân cốt lõi dẫn đến vấn đề đó. Cách đơn giản nhất để làm việc này là đặt câu hỏi “Tại sao?”. Bạn sẽ thắc mắc vậy khi nào thì ngừng hỏi “Why?” và biết chắc đó là root cause? Có người cho rằng đặt đến lần thứ 5 là tìm ra Root cause rồi (nên mới có cái gọi là 5WHYs), mình thì thường sẽ dừng lại khi cái nguyên nhân (cause) đó KHÔNG THỂ take action để giải quyết được nữa.
MY SUGGESTION:
Bạn hãy trình bày RCA theo mô hình Issue tree (trong TH này có thể gọi là Decision tree) và tuân thủ nguyên tắc MECE.
2.4. Bố cục của 1 bài thuyết trình giải Business case
Việc trình bày bài thuyết trình của mình theo trình tự logic, đầy đủ và chặt chẽ là một điểm cộng rất lớn trước mặt nhà tuyển dụng, đặc biệt là khi thi vòng Cá nhân trong MT nói riêng và giải business case nói chung.
MY SUGGESTION:
Hãy làm 1 slide Agenda và show nó ngay cho giám khảo trước khi bạn bắt đầu chém gió các phần tiếp theo, bảo đảm giám khảo sẽ có cảm tình với bạn ngay!
Không có một bố cục nào là chuẩn cả, tuy nhiên mình sẽ giới thiệu cho bạn một Business case structure của UCLA mà mình được 1 người anh rất giỏi khuyên dùng. LƯU Ý: Không nhất thiết phải đảm bảo có tất cả các mục này (mình đã ghi chú cái nào PHẢI CÓ và cái nào thì KHÔNG CÓ CŨNG ĐƯỢC) và bạn có thể dùng từ khác để gọi tên chúng nha.
1. Introductory Information:
Hay còn gọi là Background/ Context, bạn có thể lấy từ đề bài nhưng tuyệt đối không bê nguyên xi, hãy tóm ý chính. -> Must have
2. Project Objective
-> Must have
3. Problem/Opportunities:
phần này ít nhất cũng chỉ ra được PROBLEM STATEMENT là gì và làm Root Cause Analysis nha! -> Must have
4. Solution Strategy:
căn cứ vào mục 3, hãy map từng solution vào từng cause. Solution chỉ trình bày câu ngắn gọn, chưa cần giải thích chi tiết -> Must have
5. Strategic fit:
Giải thích solution bạn đề xuất fit thế nào với chiến lược, văn hóa công ty -> Must have
6. Key assumptions:
đưa ra những giả định phù hợp mà thiếu chúng thì solution của bạn không thể work hay make sense. -> Nice to have
7. Dependencies Plan:
Plan B nếu Plan A không work -> Nice to have
8. Competitive Benchmarking:
so sánh, đối chiếu solution của bạn với đối thủ của công ty hoặc thị trường (họ đã và đang làm gì, solution của bạn trên hay dưới chuẩn của họ, có gì cạnh tranh, khác biệt hơn không? etc.) -> Nice to have
9. Alternatives & Comparison:
Solution khác và so sánh giữa các solution về Pros, Cons -> Nice to have
10. Solution recommendation:
đây là phần bạn giải thích chi tiết các solution của mình, bạn có thể giải thích cái nào quan trọng và hay nhất thôi, không cần tất cả. -> Must have
11. Appendix:
Có 2 mục đích, hoặc là bạn trích dẫn nguồn hoặc số liệu vào đây để minh họa thêm hoặc là đưa những ý kém quan trọng hơn - dù không có thời gian nói nhưng bạn vẫn muốn giám khảo đọc. -> Nice to have
2.5. Tìm hiểu kỹ về công ty
Một trong những bước chuẩn bị quan trọng và đem lại lợi thế nhất định, nhưng lại hay bị xem nhẹ nhất, đó chính là tìm hiểu trước về công ty Bạn có thể tìm hiểu những thứ sau đây: - Sản phẩm/Dịch vụ - Vision, mission, values - Các kênh tiếp cận khách hàng (từ offline đến digital) - Problem mà công ty có thể đang gặp phải: nếu bạn tìm được thì tốt, không thì cũng chả sao. -> Sau đó thử tìm lời giải cho Problem đó (liệt kê trong đầu vài quan điểm, idea của bạn thôi, không cần làm quá chi tiết), biết đâu đề bài lại cho ra đúng problem đó thì bạn có lợi thế rồi đó. - 1 mảng nào đó mà là giao thoa giữa thông tin về công ty và lĩnh vực mà bạn yêu thích VD: Mình thích Marketing và apply vào Phòng Marketing nên trước khi thi Nestle mình đã theo dõi và lục lại rất nhiều các quảng cáo, campaign, marketing-related news về các sản phẩm của công ty này.
2.6. Chuẩn bị về tâm lý và sức khỏe
- Về tâm lý, mình chỉ có 2 từ khóa muốn bạn nhớ: TỰ TIN và HIỂU BẢN THÂN MÌNH - Về sức khỏe, cái này thì dễ, trước ngày thi AC ăn nhiều 1 chút (nhưng đừng ăn quá), nghỉ ngơi, hạn chế đi ra ngoài đường, giữ nhiệt độ cơ thể ổn định,… Vậy là ở KỲ 1 – PHẦN 2, mình đã chia sẻ xong tất cả các tips còn lại giúp bạn tự tin vượt qua vòng AC rồi đó. Mình chỉ muốn nói rằng: trên đời này không có thứ gì bạn không chuẩn bị trước được. Tuy nhiên, đừng cố gắng control 100% những thứ chưa diễn ra, sẽ luôn có những bất ngờ, rủi ro không lường trước khiến bạn đi chệch một chút so với kế hoạch, nhưng đó là CUỘC SỐNG phải không bạn, suy cho cùng thì:
“Life is like a box of chocolate, you never know what you're going to get”
Theo Khiem Thien Dam