Chắc hẳn các bạn đều nghe qua câu thành ngữ “chuyện bé xé ra to” và những câu chuyện đầy trên báo, vợ chồng, anh em, hay là bạn bè cũng phải hơn thua nhau từ những nhỏ nhặt nhất. Bạn gặp phải nhiều rắc rối khi đôi lúc không khéo nói nhưng lại không biết giải quyết vấn đề đó ra sao?

Vậy hôm nay giúp sẽ giúp bạn tìm ra cách để giải quyết vấn đề và làm thế nào để rèn luyện được kĩ năng này nhé!

Cách để tránh chuyện bé xé ra to

Có những chuyện bé tí như hạt đậu, bạn chỉ cần suy nghĩ đơn giản hơn một chút, cười xin lỗi nhau là cuộc sống của bạn đã vui tươi hơn rồi đấy! Những bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả trong giao tiếp, trách chuyện bé xé ra to.

Bắt đầu nhẹ nhàng, cởi mở

Khi bạn đang không hài lòng với ai đó, dù biết rằng phải thẳng thắn nói ra, tuy nhiên bạn vẫn nên giữ bình tĩnh và tránh phán xét họ. Nếu bạn không thể kiểm soát được cảm xúc ngay lúc đó thì hãy kết thúc cuộc tranh luận nếu không muốn có hậu quả nặng nề.

Tôn trọng đối phương

Để thể hiện sự tôn trọng, bạn không dùng “bạn làm thế này…” “ bạn làm sai thế kia” sẽ dễ khiến đối phương cảm thấy như bạn đổ mọi lỗi lầm và trách mắng họ. Thay vào đó bạn hãy thể hiện cho họ thấy bạn đang cảm nhận thế nào, hành động của họ khiến bạn khó chịu thế nào “tôi cảm thấy…”. Bằng cách thay đổi nhỏ này, cuộc trò chuyện sẽ trở lên thoải mái và cởi mở hơn nhiều.

Tích cực lắng nghe

Bạn thường cảm thấy đối phương không hề lắng nghe những điều bạn nói, bạn tức giận khi thấy lời nói của mình không được chú ý. Đó chính là tâm lý chung của mọi người, đối phương cũng hoàn toàn cảm nhận giống như bạn vậy. Vì vậy, hãy cố gắng thấu hiểu đối phương, luôn tích cực lắng nghe họ, và nói rằng bạn hiểu những điều họ trải qua.

Cố gắng thỏa hiệp

Nếu bạn muốn giữ gìn mối quan hệ, bạn hãy cố gắng kết thúc cuộc tranh luận nhanh nhất có thể, không nên đặt nặng vấn đề thắng thua. Nếu bạn cứ tiếp tục khiến đối phương phải thua cuộc, bạn có thể gây tổn thương và mối quan hệ sẽ rạn nứt, điều mà không ai mong muốn hết.

Nhưng làm sao bạn có thể sử dụng các cách trên một cách hiệu quả?

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Không phải ai sinh ra đã có những kỹ năng tốt để bình tĩnh nhìn nhận vấn đề, kỹ năng giải quyết vấn đề (problem solving) giúp bạn tìm ra những giải pháp tốt nhất với sự tự tin và bình tĩnh. Từ đó bạn có thể chủ động giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Trên thực tế, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm rất cần thiết trong cuộc sống bởi không có một vấn đề nào giống nhau và càng không có công thức chung cho chúng. Điều quan trọng nhất là bạn phải rèn rủa kỹ năng cần thiết, khi có vấn đề thì bạn có thể sử dụng các kỹ năng có sẵn để giải quyết chúng một cách hiệu quả.

Những yếu tố tác động đến kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng tư duy phản biện

Kỹ năng tư duy phản biện hay là critical thinking giúp bạn nhanh chóng đánh giá vấn từ đó bạn có thể hệ thống và tìm ra được vấn đề và xử lý chúng một cách hiệu quả.

Kỹ năng lắng nghe

Trong quá trình xử lý vấn đề bạn cũng cần lắng nghe những đóng góp từ mọi người để có nhiều góc nhìn giúp bạn tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. Bạn có thể đọc thêm về kỹ năng Lắng nghe ở đây

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định thường song hành với nhau vì vậy kỹ năng ra quyết định là một phần trong quá trình giải quyết quyết vấn đề vì khi đó bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều lựa chọn và vấn đề khác nhau. Muốn hiểu thêm về kỹ năng ra quyết định bạn có thể xem thêm ở đây

Kỹ năng quản lý rủi ro

Giải quyết một vấn đề luôn có một phần rủi ro trong đó. Những rủi ro này cần được đo lường xem có ảnh hưởng đến vấn đề giải quyết hay không. Từ đó giảm thiểu tối đa thiệt hại cho bạn hay doanh nghiệp

Kỹ năng nghiên cứu

Tìm ra vấn đề và giải quyết chúng đều yêu cầu bạn phải nghiên cứu tìm tòi: có thể đơn giản tìm trên Google hoặc những nghiên cứu giúp bạn có những ý tưởng và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Vì vậy, bạn cần trau dồi thêm nhiều kỹ năng để có thể kết hợp các kỹ năng khác nhau để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cũng cần trải nghiệm thực tế để có thêm nhiều kinh nghiệm và thực hành các kỹ năng giải quyết vấn đề.

Cách cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình. Cho dù bạn đang tìm kiếm một công việc hoặc hiện đang muốn cải thiện các kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn thì các cách này sẽ giúp bạn trở thành một ứng cử viên hay một nhân viên nổi bật và xuất sắc hơn.

Trau dồi kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của bạn

Tùy thuộc vào ngành nghề của bạn, bạn có thể sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề hơn nếu có kiến thức chuyên môn tốt. Bạn có thể trau dồi kiến thức chuyên môn thông qua các khóa học bổ sung, đào tạo hoặc thực hành.

Tìm kiếm cơ hội để thực hiện giải quyết vấn đề

Bằng cách đặt bản thân vào các tình huống mới, bạn có nhiều khả năng tiếp xúc với các cơ hội để giải quyết vấn đề khác nhau. Bạn có thể thử tham gia vào các dự án mới hay các hội nhóm bên trong hoặc bên ngoài tổ chức bạn làm việc để tìm kiếm các cơ hội mới, giải quyết vấn đề mới.

Học hỏi các tình huống cụ thể và thực hành thường xuyên

Học hỏi từ những kịch bản cụ thể và thực hành chúng có thể là công cụ hữu ích khi học cách phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn. Bạn có thể tìm thấy những cuốn sách hay cách giải quyết vấn đề trong ngành của bạn trên mạng.

Ví dụ, trong ngành dịch vụ, bạn có thể tìm thấy một kịch bản như là "Làm thế nào bạn sẽ xử lý một khách hàng tức giận?" hoặc "Làm thế nào để bạn trả lời khi khách hàng yêu cầu hoàn lại tiền?" Thực hành cách bạn có thể xử lý những kịch bản này có thể giúp bạn ứng biến và nảy ra giải pháp giải quyết nhanh chóng vấn đề phát sinh trong công việc.

Quan sát cách những người có chuyên môn giải quyết vấn đề

Bạn có thể có những đồng nghiệp là những người giải quyết vấn đề nhanh nhạy hay những người đã có kinh nghiệm. Hãy quan sát cách các đồng nghiệp giải quyết vấn đề có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng của chính mình. Nếu có thể, bạn hãy đặt câu hỏi cho những người có chuyên môn cao về kỹ năng giải quyết vấn đề của họ và chúng sẽ cực kỳ hữu ích khi bạn vận dụng vào công việc của chính bạn.

Các bước để giải quyết vấn đề hiệu quả

Để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, bạn cần trải qua các bước sau:

Bước 1: Nguồn gốc vấn đề

Bước này giúp bạn nhận ra được vấn đề để giải quyết chúng. Đây là bước nhận ra vấn đề và xem xét mức độ quan trọng của vấn đề để bạn đưa ra thứ tự ưu tiên giải quyết vấn đề đó. Bước xác định nguồn gốc này giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn rất nhiều.

Để nhận ra vấn đề, bạn phải suy xét thật kỹ lại từ đầu quá trình hoặc nhờ sự trợ giúp từ cố vấn chuyên môn. Bởi đôi khi, người ngoài cuộc nhạy bén hơn với vấn đề mà bạn mắc phải.

Bước 2: Phân tích vấn đề

Bước này là khoảng thời gian để quan sát, phân tích cần thẩn, tìm kiếm số liệu thực tế và phát triển một bức tranh toàn cảnh cho vấn đề. Phân tích vấn đề sẽ giúp bạn đào sâu vào vấn đề, tìm rõ gốc rễ của vấn đề để đưa ra các lựa chọn hợp lý nhất.

Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp khả thi

Trong giai đoạn này, bạn sẽ tìm kiếm một loạt các giải pháp có thể xảy ra. Từ thông tin thu thập được trong hai giai đoạn đầu tiên, bây giờ là lúc bạn bắt đầu suy nghĩ về các giải pháp khả thi cho vấn đề đã xác định. Bạn không nên gò bó trong một khuôn khổ, hãy để các thành viên nhóm hoặc bạn bè của bạn thoải mái bày tỏ quan điểm của họ về các giải pháp, việc lắng nghe quan điểm khía cạnh khác nhau sẽ rất hữu ích.

Bước 4: Quá trình ra quyết định

Đây có lẽ là phần phức tạp nhất của quá trình giải quyết vấn đề, bạn cần phải xem xét từng giải pháp tiềm năng và phân tích cẩn thận. Điều quan trọng nhất là bạn phải xem xét điều gì có thể xảy ra nếu bạn thực hiện quyết định đó - đôi khi cố gắng giải quyết một vấn đề sẽ dẫn đến nhiều vấn đề khác.

Bản thân việc ra quyết định là một kỹ năng quan trọng và tôi khuyên bạn nên xem thêm về kỹ năng ra quyết định tại đây

Bước 5: Thực thi quyết định

Sau khi được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hãy thực hiện giải pháp đã quyết định ở các bước trên. Trong quá trình thực hiện, nhiều vấn đề hơn có thể phát sinh, đặc biệt nếu việc xác định hoặc cấu trúc vấn đề ban đầu không được thực hiện đầy đủ

Bước 5: Theo dõi và đánh giá

Giai đoạn cuối cùng của việc giải quyết vấn đề là bạn cần kiểm tra xem quá trình có thành công hay không. Bạn hãy theo dõi và thu thập phản hồi từ những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này. Sau đó ghi chép cẩn thận lại các kết quả và bổ sung ngay nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.

Làm nổi bật kỹ năng giải quyết vấn đề

Thể hiện các kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn trong sơ yếu lý lịch và CV của bạn có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá cáo giá trị của bạn. Tuy nhiên, bạn cũng phải xem xét xem kỹ năng này có phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển hay không. Ví dụ những ngành nghề bạn nên thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong hồ sơ ứng tuyển là quản lý, dịch vụ khách hàng,...

Viết kỹ năng giải quyết vấn đề cho CV

Trong sơ yếu lý lịch của bạn, bạn có thể làm nổi bật các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình ở một số mục như phần "Kỹ năng", "Thành tích" và bằng cách đưa ra các ví dụ cụ thể về giải quyết vấn đề trong phần "Kinh nghiệm" của bạn.

Trong phần Kỹ năng, bạn hãy nêu ví dụ cụ thể về kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn đã vận dụng nó để xử lý thành công như thế nào, chẳng hạn như các tình huống giúp tiết kiệm thời gian, tài chính, v.v, cho doanh nghiệp, thay vì chỉ cần viết ra thuật ngữ "Giải quyết vấn đề" chung chung hơn.

Hoặc bạn cũng có thể nêu các kỹ năng mềm liên quan đến việc giải quyết vấn đề như mục 3 đã trình bày: kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng ra quyết định,... Điều này rất hữu ích trong CV của bạn nhưng cũng sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi phỏng vấn tốt hơn khi gặp các câu hỏi liên quan như:

Một số câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng giải quyết vấn đề thường gặp như:

Khi áp lực, bạn giải quyết theo hướng nào?
Khi khách hàng giận dữ, bạn sẽ làm thế nào?
Khi công việc trục trặc ở giờ cuối, bạn xử lý thế nào?
Khi bất đồng quan điểm với khách hàng, bạn sẽ làm thế nào?
Bạn đã giải quyết khó khăn gì ngay khi mới bước vô làm việc không?

Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Không phải bất cứ tình huống nào bạn cũng đều xử lý vấn đề một cách dễ dàng. Vì trong quá trình đó, quan điểm của bạn sẽ không bao giờ trùng khớp với người khác nên việc xảy ra xung đột là hoàn toàn có cơ sở. Do đó, kỹ năng giải quyết xung đột sẽ giúp bạn trong những tình huống khó xử ấy.

Nếu bạn giải quyết tốt các xung đột sẽ dẫn đến các kết quả sau:

Tăng cường hiểu biết: Thảo luận là một phương pháp nhanh nhất giải quyết xung đột, hãy để họ nói về những suy nghĩ của mình, nếu bạn là người cầm trịch thì hãy cố gắng hiểu họ một cách thật khách quan, hãy cho họ biết rằng họ hoàn toàn có thể đạt được mục tiêu của họ cũng như mục tiêu của tổ chức mà không cần “đụng chạm” đến người khác.

Tăng cường sự liên kết: Một khi xung đột được giải quyết hiệu quả, họ sẽ thấu hiểu nhau hơn về tình cảm, hoàn cảnh…điều này tạo cho họ niềm tin vào khả năng làm việc nhóm cũng như cùng hướng đến mục tiêu của tổ chức

Nâng cao kiến thức bản thân: Xung đột đẩy những cá nhân phải nỗ lực hơn để nhanh chóng vượt qua “đối thủ” của họ, giúp họ hiểu những vấn đề thật sự quan trọng nhất đối với họ, và hướng họ đến thành công nhanh hơn.

Kết bài

Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn khi đứng trước một tình huống khó khăn sẽ có cái nhìn tổng quan về nó, những điều cơ bản như giải quyết vấn đề là gì, cách rèn luyện kỹ năng này sẽ giúp bạn phần nào hình dung rõ hơn về kỹ năng giải quyết vấn đề.

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BIẾN CHUYỆN BÉ… KHÔNG XÉ RA TO