Công nghệ thông tin làm thay đổi căn bản cách mà ngày nay chúng ta làm việc. Trước đây khi cần phải trao đổi gì thì chỉ có thể gặp trực tiếp, gọi điện thoại hoặc viết thư tay. Ngày nay hầu hết các trao đổi của chúng ta hàng ngày là qua thư điện tử (email).
Quản lý giao việc qua email và cũng nhận các báo cáo qua email. Cho dù công ty nhỏ hay công ty lớn thì các trao đổi trong nội bộ chủ yếu vẫn là email. Kể cả khi bạn thông báo nghỉ việc hay là than thở cái gì đó thì thường cũng vẫn qua email
Người bán thuyết phục khách hàng qua email, ký hợp đồng qua email. Họ có thể làm việc với nhau rất nhiều đơn hàng và rất lâu nhưng có khi cũng chẳng gặp nhau bao giờ thậm chí còn không biết mặt nhau.
Lợi ich của email là giúp cho người ta có nhiều thời gian suy nghĩ hơn. Đặc biệt là những người nói kém thì càng thích trao đổi qua email. Email cũng giúp trao đổi năng suất hơn, thay vì nói với từng người thì chỉ nhét địa chỉ người nhận thêm vào, cần thì copy paste cũng đơn giản. Email cũng giúp cho việc lưu lại tiến trình trao đổi phục vụ cho tra cứu sau này thuận lợi hơn.
Khi viết tốt email bạn cũng đương nhiên sẽ viết tốt trong mọi tình huống khác. Mà Viết và Nói là hai công cụ chính để chúng ta giao tiếp với những người khác. Entry này tôi chia sẻ một số kinh nghiệm của tôi về viết email:
1. Sử dụng một mail client
Cho dù webmail có phát triển nhiều tính năng tới đâu thì một mail client là yêu cầu tối thiểu đối với những ai có sử dụng mail trong công việc.
Sử dụng webmail là bạn vào các trang như gmail.com, mail.yahoo.com sau đó đọc thư, soạn thư ngay trên đó. Còn mail client là bạn sử dụng một phần mềm quản lý thư như là Outlook. Sử dụng một mail client có thể đọc thư nhiều lần, gắn và bỏ file attach nhanh chóng, lưu trữ email thành file trên máy tính, đọc soạn email khi không có kết nối internet,….
Ưu điểm lớn nhất của mail client là ta có thể đọc đi đọc lại file attach nhiều lần để đảm bảo chắc chắn rằng ta không gửi nhầm file, nội dung file đúng như những gì ta mong muốn.
2. Nên có bao nhiêu email?
Nếu tôi là người chưa biết gì về bạn tôi sẽ nhét email của bạn vào google và tìm kiếm thông tin về bạn. Do vậy để định hướng được luồng tìm kiếm của tôi bạn sẽ phải có tối thiểu 2 email. Một email cho công việc và một email cho các vấn đề khác.
Email cho các vấn đề khác dùng để đăng ký tài khoản các mạng xã hội, diễn đàn, tin rao vặt,…. Email cho công việc thì chỉ dùng cho các nội dung nghiêm túc.
Làm sao đó để luồng tìm kiếm của họ sẽ mang lại những thông tin có ích cho bạn. Ví dụ nếu như tôi muốn người đọc thấy blog này của tôi, tôi sẽ dùng email admin@chienluocsong.com để gửi. Hoặc nếu tôi dùng một email khác thì tôi sẽ ghi địa chỉ blog nguyenvietdung.com của mình ở phía dưới chữ ký.
Việc mình xuất hiện trên mạng internet như thế nào rất quan trọng ngày nay. Đừng để nhà tuyển dụng khi tìm hiểu về bạn toàn thấy những comment, những thảo luận, những tin rao vặt lung tung.
3. Đừng nghĩ rằng chỉ mỗi người nhận sẽ đọc email của mình
Lúc đang tức giận đừng có dại viết mail gửi cho người mà ta muốn trút cơn tức. Lời nói gió bay còn email sẽ vẫn còn đó. Hãy luôn luôn nghĩ rằng nếu như người khác đọc email này thì họ sẽ nghĩ sao vì người nhận họ có thể forward mail đó cho bất cứ ai. Do vậy nguyên tắc là:
Không trút cơn giận thông qua email
Không nói xấu ai qua email
Nội dung gửi không gây thiệt hại cho ta cho dù bất cứ ai đọc nó
4. Bố cục một email
Một email giống như một bài văn, có mở bài, thân bài, kết luận.
Mở bài:
Nêu lý do tại sao có email này. Ví dụ:
Thông qua anh A em được biết về anh và anh đang quan tâm về… Vì vậy em viết mail này gửi anh.
Hôm 5/4 anh có giao cho em báo cáo về việc... Sau khi tổng hợp em xin báo cáo anh... (thông thường ta sẽ reply lại chính cái mail mà người đó gửi)
Trong email lần trước (ngày .../…/…) em có nêu vấn đề... Theo như yêu cầu của anh cần phải làm rõ/làm lại/ bổ sung. Sau khi nghiên cứu kỹ em gửi anh nội dung như sau:…
Mở bài sẽ cho người đọc biết bạn là ai và bạn sẽ nói về chủ đề gì.
Thân bài:
Email của ta là để trình bày, thuyết phục về một vấn đề nào đó. Việc trình bày sẽ phải xuất phát từ nhu cầu của người đọc. Họ muốn ta trình bày vấn đề gì, trình độ của họ đang ở đâu, họ đã có thông tin gì rồi...
Chúng ta tránh sai lầm là chỉ chăm chăm vào cái chúng ta muốn nói mặc kệ người nghe là ai giống như việc bán hàng mà chỉ quan tâm tới sản phẩm.
Hãy nghĩ như người đọc. Tưởng tượng rằng khi đọc email đó người đọc sẽ suy nghĩ như thế nào, phản ứng ra sao. Giống như việc đánh cờ, khi đi nước A bạn biết họ sẽ đi nước B và bạn sẽ đi nước C… Rào chắn để làm sao họ đi theo đúng con đường mà ta đã định sẵn.
Kết luận:
Bước này nhắc lại cái điều ta muốn truyền đạt sau đó trình bày các tài liệu đính kèm. Phải làm sao để người đọc có thể ra ngay quyết định mà không phải tìm kiếm hay hỏi lại.
Ví dụ nếu mail của bạn có liên kết về nội dung với một email nào đó mà bạn đã gửi trước đó thì ghi ngày bạn gửi mail đó để người đọc có thể tìm mail đó dễ dàng. Nếu đó là một tài liệu trên mạng thì hãy để đường link download; nếu file đó nhỏ hơn 1MB thì hãy download xuống và để trong attach file.
Tuy nhiên, trong tình huống bán hàng có thể giữ mối quan hệ khách hàng, kiếm cớ để tiếp tục giao tiếp thông qua việc cung cấp thiếu. Ví dụ, sản phẩm cần phải có giá bán, vậy bước đầu chỉ gửi về sản phẩm (mà không có giá). Tránh gửi quá đầy đủ thông tin khiến cho họ không còn muốn liên hệ với bạn để làm rõ cái gì nữa. Lúc đó ta chủ động gọi cũng không kiếm được cái cớ nào cho nó hợp lý.
Chủ đề của email cần phải làm sao để người đọc muốn đọc và cho người đọc một hình dung sơ lược về nội dung mail.
5. Hình thức một email
Một email chỉ nên dài khoảng 3/4 trang A4. Nếu như phải trình bày dài hơn thì nội dung mail nên tóm tắt còn nội dung đầy đủ thì gửi trong một attach file. Tránh việc gửi cụt lủn một email mà chỉ ghi “đề nghị xem chi tiết tại file attach”; hãy luôn luôn có tóm tắt ở phần nội dung mail.
Tình huống ngược lại, mail viết chỉ vài dòng nhưng thay vì viết huỵch toẹt luôn ở phần nội dung thì lại cho vào word rồi attach theo mail. Việc này làm người đọc mất công mở file mà có khi họ không có phần mềm để mở.
Một email bao gồm nhiều đoạn. Mỗi đoạn chỉ tối đa 4 câu và 4 dòng. Các đoạn phải cách nhau một dòng.
Sau khi viết xong phải đọc lại lần nữa để sửa toàn bộ lỗi chính tả.
Có thể sử dụng sẵn form chữ ký ở phía cuối thư như:
Best regards,
Thank you.
———
Họ và tên
Công ty
Tuy nhiên với mỗi người đọc bạn có thể nên sửa đi một tí tránh để người đọc thấy nó tự động. Nó cũng giống như việc bạn gửi một quảng cáo tới tất cả mọi người với nội dung không được cá biết hóa thì người đọc cũng chẳng mặn mà gì đọc.
6. Muốn tạo một email hay. hãy hòa trộn cảm xúc vào
Cảm xúc là con dao hai lưỡi; Nếu quá tức giận, quá buồn chán, quá vui vẻ,… thì email sẽ sặc mùi cảm xúc và làm sai lệch đi cái mình muốn truyền đạt. Nếu như khô không khốc, người đọc chẳng có cảm xúc gì sau khi đọc thì cũng chán.
Tất nhiên là một email công việc đơn giản, người đọc là người cao tuổi cần sự trang nghiêm thì cứ tuần tự mà làm. Nhưng với nội dung thông thường thì nên có tí cảm xúc vào đó. Các bước hòa trộn cảm xúc như sau:
Bước 1: Tạo ra cảm xúc phù hợp
Đó là cách mà tôi viết các entry trên blog này. Tôi không nghĩ phát là bắt tay vào viết luôn mà tôi sẽ đẩy cảm xúc của mình về một thái cực nào đó. Tức giận, bất mãn, yêu đời, lạc quan, chán nản... Ví dụ như tôi viết entry “7 nguyên nhất mất phương hướng” là một entry chứa đựng nhiều cảm xúc, tôi sẽ đặt mình ở từng vị trí và bắt đầu nghĩ như họ, cảm xúc được hình thành và tôi cứ thế mà viết.
Một nhà văn viết tiểu thuyết cũng vậy họ phải đẩy mình tới một cảm xúc nào đó thì mới sáng tạo được. Thế nên mấy bố nhà văn nhà thơ là rất hay bồ bịch; ở trạng thái đang yêu họ sẽ có những bài văn, bài thơ pha trộn cảm xúc rất hay. Có bài hát, bài văn nào theo đơn đặt hàng mà hay đâu.
Mấy em học sinh khi làm các bài văn như lòng yêu nước của chị Võ Thị Sáu, ca ngợi sự anh hùng của anh Nguyễn Văn Trỗi, suy nghĩ về nạn đói năm 45, mà chẳng có cảm xúc gì trong lúc viết thì làm sao mà hay được.
Đọc trên trang tâm sự của VnExpress cũng sẽ thấy bài viết nào là thực bài viết nào là bịa chỉ đơn giản là có cảm xúc thì sẽ viết hay, không cảm xúc chỉ như bài văn tả cảnh đơn điệu mà thôi.
Cảm xúc suy ra từ suy nghĩ vì vậy hãy bắt đầu nghĩ:
Tại sao tôi lại viết email này? Tôi đang căm ghét họ, yêu thương họ, đầy niềm tin về họ…
Họ đang nghĩ gì về tôi? căm ghét tôi, yêu thương, tin tưởng...
Người đọc sẽ sinh ra cảm xúc gì khi đọc xong email của tôi? Tôi muốn họ sẽ có cảm xúc gì, yêu mến, căm ghét, gia tăng niềm tin về tôi...
Hoặc đơn giản là nghĩ về một tình huống nào đó trong quá khứ để sinh ra cảm xúc tương ứng. Mỗi người nên có một ý nghĩ nào đó mà khi nghĩ về nó cảm thấy yên bình, cảm thấy tức tối, cảm thấy sót thương... Ví dụ bạn có thể nghĩ về một lần đi du lịch ở biển, bạn đã ngồi trước biển và cảm thấy yên bình như thế nào.
Sau một hồi suy nghĩ cảm xúc của bạn sẽ đẩy tới một trạng thái mà bạn sẽ cảm nhận là đã tới lúc bắt đầu viết.
Bước 2: Viết email theo cảm xúc
Nhớ rằng chỉ là thêm gia vị vào email thôi vì vậy các món chính yếu vẫn phải làm cho tốt đã. Giờ đơn giản hãy để cảm xúc điều khiển câu chữ mà bạn sẽ viết. Nhưng cố đừng để cảm xúc vượt ra ngoài khỏi tầm kiểm soát, mặn quá thì không tốt.
Ngoài ra cảm xúc chỉ dẫn dắt câu chữ chứ đừng để hoa lá cành quá và cũng đừng đưa văn nói vào trong văn viết.
Cuối cùng hãy thực sự cân nhắc trước khi bấm “Send”. Nếu bạn viết trong trạng thái tức giận thì có thể cứ viết cho bõ tức nhưng sau đó hãy bấm nút save và để ngày mai hẵng gửi. Kiểm tra đi kiểm tra lại vài lần đặc biệt là file attach. Thậm chí nếu không gấp mà email là quan trọng thì có thể viết trong nhiều ngày để chất lượng hơn.
Tác giả: dungiso
6 TIP GIÚP BẠN NÂNG TẦM KỸ NĂNG VIẾT EMAIL
Ngọc Nam Nguyễn, viết ngày 22/12/2019
