Email hay thư điện tử là một công cụ liên lạc gần như bắt buộc cho công việc hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng email sao cho đúng để mang lại hiệu quả. Nhiều bạn đã phải trả giá khi sử dụng mail không đúng cách. Hy vọng những chia sẻ dưới đây sẽ giúp các bạn phần nào hoàn thiện kỹ năng sử dụng và xử lý email cá nhân của bản thân cho công việc.
1. Phải sử dụng một tên EMAIL chuyên nghiệp
Địa chỉ email rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Vậy nên, với những mối quan hệ nghiêm túc, đặc biệt là trong công việc, tốt hơn hết, mỗi bạn nên lập cho mình một cái email phù hợp gắn với tên thật của mình và cũng nên ngắn gọn. Trường hợp bị trùng thì sử dụng các yếu tố phụ như ngày sinh, nghề nghiệp, trường lớp,… Và cũng có thể dùng tên tiếng Anh.
Ví dụ:
hatiendat.vn@gmail.com
tiendat0209@gmail.com
dat.youthplus@gmail.com
achieveha@gmail.com
dat.ht@outlook.com,...
Hãy tránh những địa chỉ sến xẩm, xì teen dâu, bốc đồng làm cho người khác cảm giác bạn là đứa trẻ không bao giờ chịu lớn như:
yeuemchungtinh@yahoo.com,
hoangtulanhlung@gmail.com,
nangcongchuangutrongrung@gmail.com,
soai_ca_la_anh@yahoo.com,...
Những email này, chỉ phù hợp với các mối quan hệ bạn bè ở lứa tuổi học sinh sinh viên, hoàn toàn không phù hợp cho công việc.
2. Cấu hình Email và bổ sung chữ ký Email
Các bạn vào phần “cài đặt” (setting) để điều chỉnh cấu hình, giao diện, tên email hiện ra bên ngoài,… Đặc biệt, cần bổ sung Chữ ký cho email như: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị công tác, địa chỉ,… để đối tác liên hệ khi cần. Có thể ngắn gọn nhưng đầy đủ:
“Hà Tiến Đạt
Co-Founder Youth+
299 Cầu Giấy, Hà Nội
ĐT: 0989xxxxxx. Mail: xxx@youth.com.vn”
3. Tiêu đề email (Email Title): Đây là phần bắt buộc phải có. Tiêu đề cần ngắn gọn nhưng đủ ý; thể hiện vấn đề chính, bao quát nhất nội dung email. Người nhận email sẽ căn cứ vào tiêu đề này để biết nội dung và sắp xếp email vào phần cụ thể để xử lý.
Ví dụ:
“[Youth+] Báo cáo hoạt động tuần 12/2019”
“[Youth+] Về việc xử lý hệ thống giao dịch MRT”
“[Youth+] Thư mời tham gia hội thảo ABC”
Tiêu đề không được dông dài, không được chào hỏi theo kiểu "Gởi anh Sũy đẹp trai" "Em chào chị Chan ạ"...
4. Nội dung phải đảm bảo ít nhất 3 phần: Chào hỏi; Phần nội dung trao đổi; và phần kết thúc email. Phần kết thúc email thường là một câu cám ơn, câu chúc.
Bao giờ cũng vậy, dòng đầu tiên của email, phải có lời chào hỏi lịch sự. Tùy vào nơi nhận email là ở đâu, mức độ quan hệ như thế nào để chọn cách chào cho phù hợp. Nếu bình thường, an toàn, dùng chung cho nhiều đối tượng thì hãy "Dear anh A" "Dear quý công ty B"... Trong trường hợp cân nhắc người đọc có thể không thích nhận email Anh - Việt, mình nên viết là "Kính gởi...", "Thân gởi...", "Thương gởi...". Nếu thân thiết và hiểu người đó hơn thì có thể "Anh Sĩ ơi", "Chị Trang ơi",… Nhưng nhớ là cân nhắc kỹ với lời chào này nhé.
Phần nội dung trao đổi, các bạn phải nói rõ ý muốn trao đổi là gì, cần gì và mong muốn gì. Các bạn có thể dẫn nhập câu như:
“Hôm nay tôi gởi email đến anh/chị để nói về việc..."
hay "Như tôi đã trao đổi với anh trước đây, tôi gởi email để xác nhận..."
Cuối thư, các bạn nhớ cảm ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của mình. Sau phần cám ơn sẽ là một lời chúc.
Ví dụ: Have a nice day, Best Regard, Chúc một ngày vui vẻ,…
Và quan trọng nữa là phần CHỮ KÝ như hướng dẫn ở trên.
Ngoài ra, nếu có file gửi kèm thì sử dụng chức năng đính kèm (attachment) hoặc dẫn link từ google drive.
Lưu ý:
i. Mỗi email chỉ nên trình bày một vấn đề cụ thể, rõ ràng; viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu; tuyệt đối không viết ngôn ngữ teen, ngôn ngữ @, hay sai chính tả; cần tìm và sử dụng từ ngữ thật rõ ràng, trong sáng, tránh hiểu nhầm. Khi trình bày, khi hết một ý cần cách một dòng, cần nói rõ mong muốn của người gửi (bạn muốn gì) và đọc lại nội dung thật kỹ trước khi bấm ‘send’ để gửi email.
ii. Cái nào nhấn mạnh có thể viết hoa, in nghiêm, in đậm hoặc gạch đít để tạo sự chú ý cho người nhận mail.
iii. Về nội dung email của người gửi: không nên tùy tiện chuyển tiếp nội dung email mình nhận được đến nhiều người mà không hỏi ý người gửi, hoặc người gửi không yêu cầu. Tránh chuyển tiếp email để trêu đùa, hay dùng email công việc để bàn việc đời tư, cá nhân, phát tán nội dung không phù hợp, hoặc gửi thông tin cực kỳ quan trọng, cơ mật.
5. Gửi Email: Có 3 phần để các bạn gửi cho người nhận: “To”, “CC” và “BCC”.
- Phần "To:" là các bạn gởi đích danh, trực tiếp cho người cần gởi.
- Phần "CC" là "Carbon Copy" giống như tờ giấy in than ấy, bạn sẽ gởi kèm cho những người cần quan tâm tới nội dung của email mà có thể họ không trực tiếp ảnh hưởng tới nội dung.
Người nhận ở phần "To: và "CC" sẽ nhìn thấy email của nhau, tức là biết có ai đang được gởi cái email này.
- Phần "BCC" có nghĩa là "Blind Carbon Copy". Những người nhận trong phần này sẽ bị ẩn, người nhận ở "To:" và "CC" sẽ không thấy.
Lưu ý:
i. Với các email có nhiều người trong "CC" các bạn thay vì nhấn "Reply" thì hãy nhấn "Reply All" để trả lời cho tất cả mọi người nếu nội dung liên quan đến họ, cần gởi riêng cho người nào thì chỉ gởi "To:" cho họ. Và "Reply all" sẽ không trả lời cho những người trong phần "BCC".
ii. "Forward" là chuyển tiếp, đưa toàn bộ nội dung của email cho một người tiếp theo mà bạn muốn gởi đi.
6. Một số lưu ý trước khi bấm nút “send”
i. Đọc và sửa nội dung trước khi gửi đi: kiểm tra lỗi chính tả, gọt giũa lại câu văn,… Đây chính là yếu tố quan trọng cho thấy sự chuyên nghiệp trong việc xử lý công việc nói chung của bạn. Nên nhớ là hãy đọc và đọc lại nhiều lần trước khi gửi nó đi.
ii. Tập thói quen điền địa chỉ người gửi sau cùng. Tại sao như vậy? Để tránh trường hợp bấm nhầm nút gửi đi trong khi thư đang soạn dỡ dang.
Đây là một vài kinh nghiệm mà cá nhân muốn chia sẻ trên cơ sở tham khảo thêm các nguồn tư liệu mà tôi tổng hợp được trong quá trình giảng dạy với mong muốn mọi người sử dụng email cá nhân ngày càng hiệu quả hơn để xử lý công việc.
